Cultura ética respaldada por datos

Nuestra oferta Flex GC Scott y DGC Andy Powell comparten cómo su departamento legal prioriza, rastrea y mejora el cumplimiento y la ética, y cómo el suyo también puede hacerlo. La versión original de este artículo apareció en el Expediente ACC.

Atrás quedaron los días en que las organizaciones legales internas actuaban como departamentos aislados. En cambio, los mejores equipos de hoy están completamente integrados con sus colegas de negocios.

No solo tienen la tarea de brindar asesoramiento estratégico y gestión de riesgos, sino que también se les pide que apoyen la toma de decisiones en áreas esenciales como programas de diversidad, equidad e inclusión (DEI) y, cada vez más, ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). esfuerzos.

Además, una de las principales prioridades de todos los equipos internos en 2022 y en adelante debería ser la ética y el cumplimiento. ¿La razón? Establecer (o mejorar) una cultura ética y de cumplimiento basada en valores puede ayudar a limitar la exposición legal y mejorar los resultados financieros, aumentar la felicidad de los empleados y mejorar la imagen de una marca.

Sin embargo, estos equipos pueden estar enfrentando una batalla cuesta arriba. Informe sobre el estado de la ética y el cumplimiento en el lugar de trabajo de 2021 de GBES mostró que casi un tercio de todos los empleados a nivel mundial informaron sentirse presionados a comprometer la ética de su organización estándares durante períodos de cambio.

Entonces, ¿cómo pueden los ocupados departamentos legales internos priorizar, rastrear y mejorar el cumplimiento y la ética? Nos hicimos esta pregunta en el Flex en abril de 2020.

Un enfoque basado en datos

Al iniciar este proyecto, sabíamos que era casi imposible que los abogados internos controlaran el cumplimiento de los 160.000 empleados de Flex en más de 100 sitios en 30 países. En lugar de ello, decidimos ampliar el alcance de nuestro equipo ampliando el cumplimiento de la ética y el cumplimiento, haciéndolo parte del trabajo de cada líder de sitio y departamento.

Para garantizar que este enfoque fuera eficaz, aumentamos la transparencia con los datos. Desarrollamos un cuadro de mando integrado que aprovecha la gran cantidad de información que nuestra empresa recopila cada año de diversas fuentes.

¿La meta? Crear un proceso que ayude a “poner el espejo” ante los líderes y medir su desempeño en las áreas de cumplimiento, ética y riesgo.

Flex confía en que nuestros empleados harán lo correcto, y casi siempre lo hacen. Nuestros gerentes generalmente son eficaces en la gestión de la ética y el cumplimiento, pero resulta más difícil saber qué sucede en grupos más grandes.

El cuadro de mando integrado brinda a los gerentes de equipos más grandes datos recopilados de diversas fuentes en un formato fácil de entender. Luego, el gerente puede ver cómo se desempeñan ellos y sus equipos e identificar tendencias y puntos críticos. El gerente es responsable de desarrollar y ejecutar cualquier plan de acción correctiva. De esta manera, los directivos comprenden dónde existen las debilidades y son responsables de los resultados.

El equipo y la información detrás del cuadro de mando

Este viaje hacia una cultura ética y de cumplimiento basada en valores y basada en datos requiere una increíble cantidad de colaboración. Para Flex, y para la mayoría de las otras organizaciones, requiere un mandato de arriba hacia abajo por parte del liderazgo con el apoyo de un grupo multifuncional de líderes legales, de cumplimiento, de TI, de auditoría interna y de recursos humanos.

Es esencial garantizar el compromiso del grupo desde el principio, para que cada equipo esté en sintonía y trabajando hacia el mismo objetivo.

Si algún departamento es sensible a compartir datos ampliamente debido a la confidencialidad, la privacidad o la sensibilidad comercial, la colaboración temprana puede ayudar a romper los silos y equilibrar adecuadamente los riesgos y los beneficios. También es la única manera de obtener una visión holística del desempeño en materia de ética y cumplimiento de una empresa.

Una vez establecido un enfoque unificado, los equipos pueden comenzar a identificar datos que ayudarán a documentar la “puntuación” de cada sitio, incluidas encuestas culturales, informes de líneas directas, informes de cumplimiento, evaluaciones de auditoría y más. Cada uno de estos conjuntos de datos suele vivir dentro de un sistema de software existente.

Con el soporte de API, complementos, automatización y ayuda de TI, los equipos pueden generar un cuadro de mando transparente que proporcione una visión casi en tiempo real del historial de cumplimiento y ética de cada sitio.

Valor impulsor del cuadro de mando

Como dice el refrán: "No se puede cambiar lo que no se mide". La medición del cuadro de mando resuelve esto al permitir la gestión del cambio.

Los datos del cuadro de mando brindan a los líderes del sitio información para crear planes de acción que aborden posibles problemas, situaciones y puntos críticos antes de que se conviertan en un problema. El cuadro de mando también puede ayudar a identificar malas conductas, comportamientos poco éticos y faltas de cumplimiento en todas las regiones y departamentos.

Gracias a los informes del cuadro de mando en Flex, incluso hemos podido identificar problemas de ética y cumplimiento en líneas de producción específicas en una fábrica. La respuesta a estos problemas a menudo puede ser soluciones fáciles, como mejorar las condiciones de trabajo o cambiar los patrones de turnos y la supervisión.

Con todos los datos que llegan, también podemos identificar correlaciones interesantes entre eventos como grandes rampas de productos con horarios agresivos y mayores incidencias de mala conducta en el lugar de trabajo.

Esto nos permite ser más proactivos y predecir dónde pueden surgir posibles puntos críticos para que podamos adelantarnos con capacitación específica y establecimiento de tono.

En última instancia, el cuadro de mando proporciona un proceso fácil, repetible y escalable para que las organizaciones prioricen, realicen un seguimiento y mejoren el cumplimiento y la ética. Permite a los gerentes registrar el desempeño durante semanas, meses y años, incorporando las puntuaciones y el progreso en comunicaciones periódicas que imponen la tolerancia cero.

Como resultado, impulsa la ética más abajo en la cadena de gestión. También permite a los gerentes tomar mejores decisiones, priorizar dónde deben centrar sus esfuerzos y proporcionar un sistema de rendición de cuentas de circuito cerrado. Incluso puede ofrecer la posibilidad de comparar sitios y funciones entre sí.

Desde una perspectiva de liderazgo, el cuadro de mando es una de las primeras cosas Revathi Advaithi, director ejecutivo de Flex pide en cada sitio que visita, enfatizando su importancia y nuestra estrategia general para mejorar la cultura desde la oficina de la esquina hasta la planta de fábrica.

Infundiendo inteligencia artificial y más datos

Ése es sólo el comienzo del viaje del cuadro de mando. El futuro de la profesión jurídica está maduro con prácticas basadas en datos.

El cuadro de mando sólo puede crecer a partir de aquí, agregando más fuentes de datos de otras fuentes, incluido el comercio, la salud y la seguridad, y más. Con análisis de big data e inteligencia artificial, podemos crear un sistema para identificar y, con suerte, predecir fallas en ética y cumplimiento para poder adelantarnos a ellas en el futuro.

Este enfoque cambia por completo el enfoque del asesoramiento interno del establecimiento de políticas, la capacitación y la vigilancia tradicionales hacia el uso y la gestión de más datos y conocimientos basados en datos. Esto ayuda al equipo legal a integrarse más estrechamente con la empresa para identificar patrones y prevenir incidentes de manera proactiva antes de que sucedan.

Demostrar valor con métricas

Una gran parte de cualquier nueva iniciativa empresarial, especialmente el cuadro de mando, es demostrar el valor que se está añadiendo al negocio, y los datos no mienten.

Mostrar ejemplos específicos de mala conducta o problemas de cumplimiento identificados en el cuadro de mando hace que la conversación sea real. Ayuda a eliminar las emociones y abordar el problema de frente. Es aún más poderoso cuando se pueden resaltar los honorarios de abogados externos, los costos de investigación, los costos internos y las sanciones financieras que se evitaron gracias al cuadro de mando.

Además, con el cuadro de mando, puede comparar dónde se encuentra su empresa ahora y demostrar que existe una correlación directa entre tener una cultura ética sólida y el desempeño de las acciones u otras métricas financieras. Está ahí en los datos.

No será un viaje fácil, pero los resultados valdrán la pena. Mejorar o transformarse hacia una cultura ética y de cumplimiento basada en valores comienza con un equipo legal energizado, una visión y un enfoque multifuncional de los datos.

¡Buena suerte en tu viaje!

La versión original de este artículo apareció en ACC Docket.