Datengestützte ethische Kultur

Unsere Flex GC Scott Offer und DGC Andy Powell erzählen, wie ihre Rechtsabteilung Compliance und Ethik priorisiert, verfolgt und verbessert – und wie auch Ihre dies tun kann. Die Originalversion dieses Artikels erschien im ACC-Aktenliste.

Vorbei sind die Zeiten, in denen interne Rechtsorganisationen als isolierte Abteilungen agierten. Stattdessen sind die Spitzenteams von heute vollständig in ihre Geschäftskollegen integriert.

Ihre Aufgabe ist es nicht nur, strategische Beratung und Risikomanagement bereitzustellen, sondern sie werden auch gebeten, die Entscheidungsfindung in wichtigen Bereichen wie Diversitäts-, Gerechtigkeits- und Inklusionsprogrammen (DEI) und zunehmend auch Umwelt-, Sozial- und Governance-Programmen (ESG) zu unterstützen. Bemühungen.

Darüber hinaus sollten Ethik und Compliance für jedes interne Team im Jahr 2022 und darüber hinaus höchste Priorität haben. Der Grund? Die Etablierung (oder Verbesserung) einer wertebasierten ethischen und konformen Kultur kann dazu beitragen, rechtliche Risiken zu begrenzen, die Finanzergebnisse zu verbessern, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern und das Image einer Marke zu schärfen.

Diese Teams stehen jedoch möglicherweise vor einem harten Kampf. GBES-Bericht „State of Ethics & Compliance in the Workplace 2021“. zeigte, dass fast ein Drittel aller Mitarbeiter weltweit angaben, sich unter Druck gesetzt zu fühlen die Ethik ihrer Organisation gefährden Standards in Zeiten des Wandels.

Wie können also vielbeschäftigte interne Rechtsabteilungen Compliance und Ethik priorisieren, verfolgen und verbessern? Diese Frage haben wir uns auf der Flex im April 2020 gestellt.

Ein datenbasierter Ansatz

Als wir uns an diesem Projekt beteiligten, wussten wir, dass es für einen internen Berater nahezu unmöglich war, die Einhaltung aller 160.000 Mitarbeiter von Flex an über 100 Standorten in 30 Ländern zu überwachen. Stattdessen beschlossen wir, die Reichweite unseres Teams zu erweitern, indem wir die Einhaltung von Ethik- und Compliance-Vorgaben skalierten und sie zu einem Teil der Arbeit jedes Standort- und Abteilungsleiters machten.

Um sicherzustellen, dass dieser Ansatz effektiv ist, haben wir die Datentransparenz erhöht. Wir haben eine integrierte Scorecard entwickelt, die die große Menge an Informationen nutzt, die unser Unternehmen jedes Jahr aus verschiedenen Quellen sammelt.

Das Ziel? Erstellen Sie einen Prozess, der dabei hilft, den Führungskräften „den Spiegel vorzuhalten“ und ihre Leistung in den Bereichen Compliance, Ethik und Risiko misst.

Flex vertraut darauf, dass unsere Mitarbeiter das Richtige tun, und das tun sie fast immer. Unsere Manager sind im Allgemeinen effektiv im Umgang mit Ethik und Compliance, aber es wird schwieriger zu wissen, was in größeren Gruppen vor sich geht.

Die integrierte Scorecard stellt Managern größerer Teams Daten aus verschiedenen Quellen in einem leicht verständlichen Format zur Verfügung. Der Manager kann dann sehen, wie er und seine Teams arbeiten, und Trends und Hotspots identifizieren. Der Manager ist für die Entwicklung und Umsetzung etwaiger Abhilfemaßnahmenpläne verantwortlich. Auf diese Weise verstehen Manager, wo Schwachstellen bestehen, und sind für die Ergebnisse verantwortlich.

Das Team und die Informationen hinter der Scorecard

Dieser Weg zu einer datengesteuerten, wertebasierten ethischen und konformen Kultur erfordert ein unglaubliches Maß an Zusammenarbeit. Für Flex und die meisten anderen Organisationen ist ein Top-Down-Mandat der Führung mit Unterstützung einer funktionsübergreifenden Gruppe aus Rechts-, Compliance-, IT-, Innenrevisions- und Personalleitern erforderlich.

Es ist wichtig, von Anfang an das Engagement der Gruppe sicherzustellen, damit jedes Team auf dem gleichen Stand ist und auf das gleiche Ziel hinarbeitet.

Wenn eine Abteilung aus Gründen der Vertraulichkeit, des Datenschutzes oder der geschäftlichen Sensibilität bei der Weitergabe von Daten auf breiter Ebene sensibel ist, kann eine frühzeitige Zusammenarbeit dazu beitragen, Silos aufzubrechen und Risiken und Nutzen angemessen abzuwägen. Nur so erhält man einen ganzheitlichen Überblick über die Ethik- und Compliance-Leistungen eines Unternehmens.

Mit einem einheitlichen Ansatz können Teams mit der Identifizierung von Daten beginnen, die dabei helfen, die „Bewertung“ jedes Standorts zu dokumentieren, einschließlich kultureller Umfragen, Hotline-Berichte, Compliance-Berichte, Audit-Bewertungen und mehr. Jeder dieser Datensätze befindet sich normalerweise in einem vorhandenen Softwaresystem.

Mit der Unterstützung von APIs, Plug-Ins, Automatisierung und der Hilfe der IT können Teams eine transparente Scorecard erstellen, die nahezu in Echtzeit einen Einblick in die Ethik- und Compliance-Daten jedes Standorts bietet.

Mehrwert aus der Scorecard

Wie das Sprichwort sagt: „Man kann nicht ändern, was man nicht misst.“ Die Scorecard-Messung löst dieses Problem, indem sie das Änderungsmanagement ermöglicht.

Die Daten aus der Scorecard versorgen die Standortleitung mit Informationen, um Aktionspläne zu erstellen, die potenzielle Probleme, Situationen und Krisenherde angehen, bevor sie zu einem Problem werden. Die Scorecard kann auch dabei helfen, Fehlverhalten, unethisches Verhalten und Compliance-Verstöße in verschiedenen Regionen und Abteilungen zu erkennen.

Dank der Scorecard-Berichterstattung bei Flex waren wir sogar in der Lage, Ethik- und Compliance-Probleme bis hin zu bestimmten Produktionslinien in einer Fabrik zu lokalisieren. Die Antwort auf diese Probleme kann oft in einfachen Lösungen bestehen, etwa in der Verbesserung der Arbeitsbedingungen oder der Änderung von Schichtplänen und Aufsicht.

Anhand aller eingehenden Daten können wir auch interessante Zusammenhänge zwischen Ereignissen wie großen Produktanläufen mit strengen Zeitplänen und einem höheren Vorkommen von Fehlverhalten am Arbeitsplatz erkennen.

Dies ermöglicht es uns, proaktiver zu sein und vorherzusagen, wo potenzielle Krisenherde auftauchen könnten, sodass wir mit gezielten Schulungen und Tonfestlegungen einen Schritt voraus sein können.

Letztendlich bietet die Scorecard einen einfachen, wiederholbaren und skalierbaren Prozess für Unternehmen, um Compliance und Ethik zu priorisieren, zu verfolgen und zu verbessern. Es ermöglicht Managern, die Leistung über Wochen, Monate und Jahre hinweg aufzuzeichnen und die Ergebnisse und Fortschritte in regelmäßige Kommunikationen einzubeziehen, die Nulltoleranz durchsetzen.

Dadurch wird die Ethik weiter unten in der Managementkette vorangetrieben. Es ermöglicht Managern außerdem, bessere Entscheidungen zu treffen, Prioritäten zu setzen, auf die sie ihre Anstrengungen konzentrieren müssen, und ein geschlossenes Rechenschaftssystem bereitzustellen. Es kann sogar die Möglichkeit bieten, Websites und Funktionen miteinander zu vergleichen.

Aus Führungssicht ist die Scorecard eines der ersten Dinge Flex CEO Revathi Advaithi fragt an jedem Standort, den sie besucht, und betont deren Bedeutung und unsere Gesamtstrategie zur Verbesserung der Kultur vom Eckbüro bis zur Fabrikhalle.

Künstliche Intelligenz – und mehr Daten

Das ist erst der Anfang der Scorecard-Reise. Die Zukunft der Anwaltschaft ist geprägt von datengesteuerten Praktiken.

Die Scorecard kann von hier aus nur wachsen und weitere Datenfeeds aus anderen Quellen hinzufügen, darunter Handel, Gesundheit und Sicherheit, Sicherheit und mehr. Mithilfe von Big-Data-Analysen und künstlicher Intelligenz können wir ein System schaffen, um Ethik- und Compliance-Verstöße zu erkennen und hoffentlich vorherzusagen, damit wir ihnen in Zukunft einen Schritt voraus sein können.

Dieser Ansatz verlagert den Schwerpunkt der internen Beratung völlig von der traditionellen Festlegung von Richtlinien, Schulungen und Polizeiarbeit auf die Nutzung und Verwaltung von mehr Daten und datengesteuerten Erkenntnissen. Dies hilft dem Rechtsteam, sich enger mit dem Unternehmen zu vernetzen, um Muster zu erkennen und Vorfälle proaktiv zu verhindern, bevor sie passieren.

Werte mit Kennzahlen demonstrieren

Ein großer Teil jeder neuen Geschäftsinitiative, insbesondere der Scorecard, besteht darin, den Wert nachzuweisen, den Sie dem Unternehmen hinzufügen, und Daten lügen nicht.

Durch die Darstellung spezifischer Beispiele für Fehlverhalten oder Compliance-Probleme, die in der Scorecard identifiziert werden, wird das Gespräch realistischer. Es hilft, Emotionen zu beseitigen und das Problem direkt anzugehen. Noch wirkungsvoller ist es, wenn Sie die Honorare externer Rechtsanwälte, Ermittlungskosten, interne Kosten und finanzielle Strafen hervorheben können, die durch die Scorecard vermieden wurden.

Darüber hinaus können Sie mit der Scorecard vergleichen, wo Ihr Unternehmen derzeit steht, und zeigen, dass ein direkter Zusammenhang zwischen einer starken ethischen Kultur und der Aktienperformance oder anderen Finanzkennzahlen besteht. Es ist genau dort in den Daten.

Es wird kein einfacher Weg sein, aber die Ergebnisse werden es wert sein. Die Verbesserung oder Transformation zu einer wertebasierten ethischen und konformen Kultur beginnt mit einem tatkräftigen Rechtsteam, einer Vision und einem funktionsübergreifenden Ansatz für Daten.

Viel Glück auf deiner Reise!

Die Originalversion dieses Artikels erschien im ACC Docket.